Diariamente eu respondo perguntas quanto a obrigatoriedade de emissão e como elaborar a emissão de notas fiscais. Vou dividir esse post em quatro etapas:
- NOTA FISCAL
- OBRIGATORIEDADE DA NOTA FISCAL
- NOTA PARA VENDA DE PRODUTOS
- NOTA PARA VENDA DE SERVIÇOS
Escolhi trabalhar por tópicos para que algumas informações fiquem mais claras, e para que todas as dúvidas sejam sanadas.
NOTA FISCAL
Como regra geral a Nota Fiscal é um documento obrigatório para qualquer tipo de venda. Seja venda de produtos ou de serviços. A Nota Fiscal serve para documentar a transação de mercadorias/serviços, informando a transferência de propriedade sobre um bem ou serviço.
Uma outra finalidade importante da Nota Fiscal diz respeito ao recolhimento de impostos. Como ela é um documento comprobatório de transações o fisco utiliza esse documento para verificar o quanto de dinheiro entrou e saiu de uma empresa, controlando, desta forma, o recolhimento dos impostos.
OBRIGATORIEDADE DA NOTA FISCAL
O MEI está dispensado de emitir documentos fiscais quando efetua a venda de produtos e serviços para a Pessoa Física. Desta forma, neste tipo de operação, não existe a obrigatoriedade legal de emitir o documento fiscal. No entanto, eu já presenciei algumas negociações onde o MEI mesmo vendendo para a Pessoa Física ficou obrigado a emitir a nota fiscal, pois, se não, perderia a venda.
Quando a operação é feita contra uma Pessoa Jurídica (uma empresa) a emissão de documento fiscal é obrigatória. Lembra que eu escrevi acima que o fisco utiliza esse documento para confrontar o quanto entra ou sai de dinheiro de uma empresa? Por isso, independente do porte da empresa, ele utilizou essa obrigatoriedade como parâmetro entre todas as operações feitas entre Pessoa Jurídica.
Normalmente eu aconselho todos os Microempreendedores a emitir todas as notas fiscais, pois dá transparência a todas as operações e não gera nenhum tipo de tributo a pagar, já que o MEI tem uma tributação fixa, e não por nota emitida. Desta forma, se você emitir nota fiscal para todas as suas vendas, seus controles serão melhores e você fará uma leitura muito melhor de sua empresa.
NOTA FISCAL PARA VENDA DE PRODUTOS
Quando o MEI vende produtos ou mercadorias e tem a necessidade de emitir a nota fiscal, é necessário que ele faça um cadastro junto a Secretaria de Fazenda do Estado onde é a sede da empresa MEI. Esse cadastro chama-se INSCRIÇÃO ESTADUAL, e é com essa inscrição que você tem a possibilidade de emitir suas notas.
Tendo a Inscrição Estadual liberada o próximo passo é compreender como o seu estado opera em relação ao MEI, se ele autoriza a emissão de blocos ou se autoriza a nota fiscal eletrônica.
Vou dar um exemplo do Estado de Santa Catarina:
Em Santa Catarina o MEI não poderá utilizar notas fiscais eletrônica por nenhum tipo de programa, nem mesmo o emissor gratuito. A única opção é emitir nota fiscal avulsa eletrônica diretamente pelo portal da Secretaria na internet, mas apenas em 03 situações: a) venda para fora do estado. b) venda para órgão público. c) venda para pessoa jurídica que não aceite nota de bloco (normalmente grandes empresas).
A opção comum aqui é que o MEI utilize o bloco, fazendo a impressão em uma gráfica autorizada pelo estado.
Com esse exemplo quero que você entenda que cada estado é soberano em suas decisões para autorização da emissão de notas eletrônicas, podendo autorizar notas eletrônicas ou em bloco.
De qualquer forma, independente da forma que o seu estado opera, quando você efetuar venda de produto ou mercadoria para uma pessoa jurídica, a emissão de notas fiscais é obrigatória.
Outra situação que “obriga” o MEI a emitir a nota fiscal é quando ele faz a venda para uma Pessoa Física de um produto que esteja sujeito a garantia do fabricante. Ex.: Um MEI vende um relógio de um fabricante nacional que dá garantia de um ano. Neste caso o MEI será “obrigado” a emitir a nota fiscal para que o cliente feche a venda, pois sem ela o cliente do MEI não conseguirá acionar a garantia caso necessite.
NOTA FISCAL PARA VENDA DE SERVIÇOS
Quando o MEI faz venda de serviços, para que ele tenha acesso a emitir nota fiscal, como regra geral ele deverá ter uma inscrição junto a Prefeitura onde é a sede da empresa. Mesmo que o MEI não tenha uma porta aberta, esse registro é obrigatório para que ele tenha acesso a nota fiscal de serviços.
Esse registro é uma espécie de alvará/licença, e é a chave para que você possa emitir a nota. A prefeitura é quem irá definir se essa nota será eletrônica ou se será em bloco. Da mesma forma que o estado, a Prefeitura é soberana nessa decisão.
Uma dica importantíssima é que tanto o estado quanto a prefeitura poderão exigir que o MEI tenha um certificado digital. Essa exigência acaba divergindo da orientação do Governo Federal, mas é uma pratica comum nos estados e no município. Desta forma, esteja preparado para ter um certificado digital e-CNPJ para o seu MEI caso necessite emitir notas fiscais.
Um grande abraço.
